例行行政作業程式

管理顧問公司這裡的薪資單原來都是手工一個一個貼出來的，由於各個合作顧問諮詢的時數不同，每月薪資都不固定，需要花費時間逐一貼上、計算，我在操作時覺得可以利用程式實現。

我觀察原先的作業流程

主管要我用複製貼上的方式，從三個檔案中，擷取資料做出一份薪資單。 由於合作顧問多，這樣的方法不僅花費時間又容易出錯，每個月大約有70個人薪資表要產出，還有總共近300筆的支付細項。 因為相當耗時，已經積欠好多個月的薪資單，當時把這份工作分給三個人一起趕工完成。 這些動作都是重複性高且步驟明確，我想也許可以用程式完成。

我遇到的挑戰

• 我得先說服主管給我時間嘗試，在此之前沒有人試過或提過用不同的方法完成這類事情。
• 我不會使用VBA，也還不知道怎麼做，甚至我才剛開始使用Python，不確定相關的套件能否達成我的目的。
• 檔案中的欄位沒有固定內容，每個月份欄位都有些微不同
• 這已經是積欠已久的事，需要盡快完成，對我喜歡慢慢來的個性是個挑戰，會造成不小的壓力。
• 時間有限，我想趁空擋時間偷偷研究，同時我還得兼顧其他工作內容。
• 我想趁休假日研究，但因為資料有保密性，只能在公司嘗試。

我如何克服障礙

• 首先，我簡單查詢要有沒有機會用python讀取excel檔案、控制word內容，確定這是有機會的。
• 我發現僅用空擋研究不足以研究，其他主管還會丟工作給我，為了爭取研究時間，我決定和主管討論，請他給我認真研究一天，向他分析成功與失敗的優缺點，他決定放手讓我嘗試看看。
• 我先完成當天已知的其他工作內容，盡快完成並開始實作程式。
• 因為當時我才剛真正開始寫程式，在此之前我都只有「想像能做到什麼功能」，可是實際上細節的步驟沒辦法立刻化為程式碼。我在紙上順流程，再寫下程式碼中我逐一要做的步驟。
• 休假時，我也不放過時間思考作法，試著先在家嘗試可用的套件和寫部分程式碼。
• 發現時間似乎趕不上時，我立刻和主管確認是否能再多給我一點時間。
• 由於時間有限，我先以完成最重要的部分為主。

最後...

我花了三天寫出來。執行時，原本每個月份需要花費六小時，總共五個月份約要花30小時、指派給三人做的工作，由我一個人花費10分鐘完成，且之後每個月份都僅需2分鐘就能完成當月的薪資單。

之後我觀察到有許多例行行政作業消耗相當多時間，詢問原本同事原本的做法後，主動提出幫忙，利用時間研究，並用Python實踐這些瑣碎卻又重要的事情，我慢慢熟悉起規劃程式的過程。 像是後來增加核對帳表中的給付金額、自動寄出薪資單郵件給各個顧問、客製化Powerpoint內容、客製化檔案名稱和格式、自動寄送檔案給廠商等。

我覺得完成這些工作意義相當重大。我觀察到同事們除了這些每月必做的繁瑣工作外，還有許多臨時、例行性的電話或面對面溝通等工必須完成， 看著他們需要花很多時間加班、趕工，每一位都快心力交瘁了，我很想為他們盡上一份心力，幫他們解決這些繁瑣的事項， 讓同事能專注於服務廠商、顧問，以及讓他們好好休息。