資料輸入程式

鍵入資料聽來簡單，我觀察鍵入資料時會消磨時間的各種小細節，一一揪出，並思考一套更順暢、更正確的鍵入流程，利用Python實現。

鍵入資料耗時的原因

• 一份完整的資料有三大部分，來自不同人、在不同時間收到資料，每份資料的完整性也不一。每次收到檔案平均要花3分鐘確認是屬於誰、在哪一天的資料。
• 基於謹慎，同事與我沒有共用檔案，但有些特殊欄位只能由同事評估填寫，他們會在正式檔案上填寫。造成我每次要花費時間先確認他們的檔案，再複製到我的檔案中。每份資料大約花3分鐘。
• 有不少欄位要用代碼方式呈現，光是年紀代碼就分到9種，每次鍵入時都要逐一對照。有些是廠商特殊欄位，合作廠商就有60間，得花更多時間對照，只能每次都翻出檔案找尋對應的代碼，每筆大約要花3分鐘。
• 觀察到同事們有在維護一份Excel檔案，部分資料正好是我所需要鍵入的資料，只是順序不同，需要耗費時間調整欄位順序，有時不如直接手動輸入。直接鍵入的時間約3分鐘。

除此之外，還有一些容易犯錯的細節：

• 輸入的欄位多，與收到的紙本順序不同，容易漏填或是對應到錯誤的行數。
• 若有想節省時間，可以複製上一次的資料，但是容易發生忘記改動部分欄位的狀況，使得資料不正確。

每月大約有200多筆會談，每筆會談都應有三大部分，以原來的方式每份需要花15分鐘，若不含出錯重新修改、重複作業導致疲勞的時間，整月下來就需要3,000分鐘，等同於50小時。

我覺得這一定可以有更快的方法，但糟糕的是：我沒有用程式操作過Excel，當時還不是很熟悉如何把腦中的邏輯轉換成程式碼。

我的解決方法

我把整個鍵入流程改在Teminal中輸入，在每次啟動程式時自動抓取相關資料。

• 以「輸入最少內容」為目標，以加快整體完成時間：因為預約資料的欄位完全沒有唯一值，要鍵入快速最方便的大概就是數字了！我靈機一動使用日期和時間來搜尋預約資料。但由於資料有時並不完全，還加上可以用廠商名稱來搜尋的功能
• 整理手邊能用的資源：將同事維護的Excel，將需要的資料排成我要的順序
• 自動檢查同事的檔案是否曾經輸入過該個案的基本資料，若有就複製使用，省去查找和再全部重新鍵入的時間。
• 代碼欄位利用程式自行判斷
• 輸入少數的內容，就能找出目前要鍵入的資料是屬於哪一筆預約資訊。
• 會自動尋找並提示輸入廠商特殊欄位
• 設計為按照紙本順序來輸入內容，就不必擔心會漏填或一時眼花填錯欄位

除了節省輸入時間，還確保內容正確，同時能幫忙核對其他人鍵入的資料。

最後...

我之前都沒有寫過程式，這時我對Python只有基礎的用法，我勇敢且主動地付出行動，靠自己力量開始，拆解程式執行的順序和會遇到的困難，先做行前整理後，再一個個把功能寫出來，並完成了這第一個實用的程式。 我採用設計思考的方式，一開始只做出核心功能，邊使用邊思考要改善的地方，慢慢地擴大、讓他更自動化。 最後一個版本時，每當我拿到資料，我都只需要花1分鐘的時間就能完成。我鍵入一份完整的僅需最多3分鐘，整整縮短了80%的時間。

我堅持要以最有效率的方式鍵入資料，並且使用閒暇空擋時間完成，因為我曉得這些資料的重要性，它會影響到最終給廠商看的月、年報表，也就是廠商評定購買此服務是否值得、是否要繼續購買的要點，所以資料的正確性非常重要；主管和同事們稱讚我的高效率，更放心把工作交給我。而節省下來的時間，我能幫忙同事們其他作業，讓同事更專注於服務個案、提升顧客滿意度，而不用花費時間處理較為次要的行政流程。

一直以來的經驗，讓我知道這些細微末節的事都會大大的影響人的精力，最終導致花費很多時間在這些瑣碎的事項，而非更重要、更有價值的事情。